سیستم اتوماسیون اداری چیست و چه کاربردی دارد؟

سیستم اتوماسیون اداری برای ساده‌سازی و خودکارسازی بسیاری از کارهای روزمره که کسب‌وکارها به آن‌ها متکی هستند، مانند مدیریت اسناد، زمان‌بندی، مدیریت داده‌ها و ارتباطات، طراحی شده‌اند. دنیای تجارت به طور مداوم در حال تحول است و با پیشرفت‎های هوش مصنوعی و علم داده، ما اکنون در عصر سرعت هستیم. شرکت‎ها به دنبال راه‎هایی برای ماندن در رقابت هستند و راه‌حل‎های اتوماسیون اداری به بخشی ضروری از مشاغل مدرن تبدیل شده‎اند. با کمک این راه‎حل‎ها، کسب و کارها می‎توانند کارآمدتر، مولدتر و رقابتی‎تر شوند. در اینجا به منظور آشنایی بیشتر با نرم افزار اتوماسیون اداری دایا لازم است ادامه مطلب را بررسی کنید تا بتوانید درک بهتری در این رابطه داشته باشید.
نرم افزار اتوماسیون اداری دایا
سیستم اتوماسیون اداری شامل نرم‌افزارهای مختلف رایانه‌ای است که برای جمع‌آوری، ذخیره، انتقال، دستکاری و استفاده از اطلاعات اداری برای تکمیل وظایف به‌صورت دیجیتالی استفاده می‌شوند. اساساً اتوماسیون اداری به مدیریت داده‎ها کمک می‎کند.
علاوه بر این، نرم افزار اتوماسیون اداری دایا به استفاده از فناوری برای ساده‌سازی و خودکارسازی کارهایی که معمولاً در یک محیط اداری انجام می‌شوند، مانند پردازش کلمه، ورود داده‌ها، ایمیل و زمان‌بندی اشاره دارد. این می‎تواند شامل استفاده از ابزارهای نرم افزاری مانند پردازشگرهای کلمه و صفحات گسترده و همچنین دستگاه‎های سخت افزاری مانند چاپگرها و اسکنرها باشد. هدف این اتوماسیون اداری بهبود کارایی و بهره وری و کاهش نیاز به کار دستی است. هم شرکت‌های کوچک و متوسط و هم شرکت‌های بزرگ در حال حاضر از قدرت اتوماسیون برای افزایش بهره وری خود و در عین حال کاهش هزینه‎ها به طور همزمان استفاده می‎کنند.

مهم‌ترین امکانات نرم افزار اتوماسیون اداری دایا

این سیستم اتوماسیون اداری به عنوان ابزاری تعریف شده است که حرکت داده‎ها را از یک سیستم به سیستم دیگر بدون دخالت مکانیسم‎های انسانی تسهیل می‎کند. چنین ابزارهایی کمک فوق العاده‎ای در جمع‎آوری داده‎ها، تجزیه و تحلیل ایمن و انجام کارهای روزمره به راحتی ارائه می‎کنند. هدف از چنین ابزارهایی خودکارسازی و بهینه سازی تمام رویه‎ها و فرآیندهای تجاری است. امکانات نرم افزار اتوماسیون اداری دایا به شرح زیر است:
·        برخورداری از فرایند نامه‌نگاری و باگیانی سندهای مختلف

·        دارای کارتابل اتوماسیون اداری است

·        دارای بخشی تحت عنوان اتوماسیون من است

·        امکان طراحی و پرینت نامه‌های اداری را برخوردار است

معرفی دیگر نرم افزارهای سیستم اتوماسیون اداری:

حال که با سیستم اتوماسیون اداری آشنا شدید، لازم است به بررسی انواع آن بپردازیم که به شرح زیر است:

۱.     نرم افزار اتوماسیون اداری همکاران سیستم

این نرم‎افزار موجب ساماندهی فرایندهای درون سازمان و هم‎چنین مکاتبات اداری می‎گردد. بستری مناسب را برای ثبت اطلاعات، تجزیه و تحلیل آن و گزارش اقدامات صورت گرفته فراهم می‎کند. موجب سرعت بخشیدن در فرایند کارها می‎شود. در مجموع نرم‎افزاری ساده و راحت و بسیار ایمن بوده و سرعت بالایی دارد.

۲.     نرم افزار اتوماسیون اداری شماران سیستم

این سیستم، ابزاری قدرتمند است که امکانات ویژه‎ای را در اختیار مدیران و کارمندان سازمان‎های مختلف قرار می‎دهد:

·        سهولت دسترسی کارمندان

·        نگه‎داری مکاتبات اداری

·        ثبت داده‎ها

·        کنترل تمام فعالیت‎های سازمان بدون حضور کارمندان

·        یکپارچگی ابزارهای گردش کار

۳.     نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر

این نرم‎افزار، در سازماندهی اسناد رسمی، مکاتبات ادارای و ثبت اطلاعات بسیار موثر است. سیستمی بسیار جامع است که از نظر ظاهری ساده بوده ولی از امنیت و امکانات بالایی برخوردار است. مهم‎ترین خدمات آن عبارتنداز:

·        ثبت داده

·        بایگانی اسناد

·        تنظیم مکاتبات

·        ارائه سرعت بالا

۴.     نرم افزار اتوماسیون اداری چارگون

شرکت چارگون، یکی از شرکت‎های ارائه فناوری اطلاعات در حوزه اتوماسیون اداری است که نزدیک به دو دهه سابقه دارد و به پشتیبانی کامل فرایندهای درون سازمان، ثبت اطلاعات و مکاتبات اداری می‎پردازد.
مزایای سیستم اتوماسیون اداری
اتوماسیون اداری به عنوان یک فناوری برای کمک به کارمندان در اجتناب از کارهای تکراری تعریف شده است. این ممکن است به بسیاری از فعالیت‌ها از راه‌حل‌های منابع انسانی گرفته تا مدیریت ارتباط با مشتری، فعالیت‌های بازاریابی و زمان‌بندی اداری کمک کند. این سیستم‌ها با روندهای اتوماسیون در بخش‌های متعدد مرتبط هستند و به ارائه فعالیت‌های انسانی در سازمان‎های اداری اشاره می‌کنند. چندین مزیت وجود دارد که با پیاده سازی سیستم اتوماسیون اداری می‎توانیم به آنها دست پیدا کنیم. کسانی که از این روش استفاده کرده‎اند به خوبی از مزایای آن آگاه هستند.

·        اتوماسیون اداری حجم کاری را کاهش می‎دهد

مزیت اصلی این سیستم این است که می‎تواند حجم کاری شرکت را کاهش دهد. این به شما کمک می‎کند تا یک کار را به طور موثر انجام دهید. کسانی که از این سیستم‎ها استفاده کرده‎اند از این مزیت قدردانی خواهند کرد، چرا که کاهش حجم کاری به آن‌ها امکان می‎دهد راحت‎تر کار کنند.

·        اتوماسیون اداری داده‎ها را به طور دقیق مدیریت می‎کند

مزیت دوم مدیریت دقیق داده‎ها است. اتوماسیون اداری، مانند نرم‎افزارهای صورتحساب، تخصیص کار و سیستم‎های یادآوری، به مدیران اجازه می‎دهد تا نظارت کارآمدتری روی سازمان خود داشته باشند. این مزیت قطعاً تأثیر زیادی بر مشاغل بزرگ و کوچک دارد که منابع کافی برای انجام مدیریت داده را ندارند. با استفاده از این سیستم، یک شرکت می‎تواند از اشتباهات در مدیریت داده‎ها نیز جلوگیری کند.

·        اتوماسیون اداری قابلیت چندوظیفه‌ای را ارائه می‌دهد

یک شرکت ممکن است به سادگی چندین کار و مسئولیت را همزمان با استفاده از این نوع سیستم انجام دهد. شرکت‎ها می‎توانند از این سیستم برای مستندسازی مواردی مانند حضور و غیاب کارکنان، پردازش داده‎ها و سایر مسئولیت‎های انجام شده توسط شرکت استفاده کنند.

·        با اتوماسیون اداری در زمان و هزینه شرکت صرفه‎جویی کنید

سیستم اتوماسیون اداری می‎تواند به شرکت در صرفه‎جویی در زمان و هزینه کمک کند. این فناوری رویه‎هایی را بهینه و خودکار می‎کند که به متخصصان اجازه انجام کار را به راحت‎ترین شکل ممکن می‎دهد. امروزه به لطف ظهور فناوری‎های کامپیوتری و شبکه‎ای پیشرفته، فعالیت‎های تجاری دیگر به کندی انجام نمی‎شوند. بنابراین، شرکت مجبور نیست پول و زمان خود را برای انجام یک سفر کاری صرف کند.

·        نمونه دیگری از مزیت سیستم اتوماسیون اداری که به نفع شرکت است، کاهش نیاز به نسخه‎های چاپی مانند کاغذ است، زیرا همه داده‎ها در قالب دیجیتال هستند.

اهداف سیستم اتوماسیون اداری
هدف از فعال کردن سیستم‌های اتوماسیون در یک شرکت، افزایش بهره‌وری و بهینه‌سازی سیستم‌های اداری فعلی به منظور صرفه‌جویی در زمان، هزینه و منابع انسانی است که با ترکیب چندین سیستم به منظور اجرای مؤثرتر فعالیت‎های یک شرکت صورت گرفته است. یک سیستم اتوماسیون اداری سخت افزار کامپیوتر، نرم‎افزار و شبکه‎ها را برای ساده‎سازی فعالیت‎ها در سازمان مانند مدیریت تسهیلات و فرآیند داده‎ها ترکیب می کند. در زیر مهم‎ترین اهداف این سیستم آورده شده است:
·        بهبود روابط با مشتری

·        کنترل مدیریت بهتری داشته باشید.

·        ساده سازی عملیات و به حداقل رساندن خطاها در مدیریت داده‎ها.

·        بهبود کیفیت خروجی کار از نظر ارائه و صرفه جویی در زمان پردازش داده‎ها.
انواع فناوری سیستم‎های اتوماسیون اداری
سیستم‎های اتوماسیون اداری جزء جدایی ناپذیر هر دفتری هستند. سازمان‎های مختلف از آنها برای همه چیز از پردازش اسناد گرفته تا چاپ، اسکن، فکس اسناد و مراقبت از کارهای اداری متعدد استفاده می‎کنند. بسیاری از شرکت‎ها در حال حاضر به طور کامل به فرمت‎های دیجیتال انتقال یافته‎اند. با این حال، هنوز نیاز به نسخه‌های فیزیکی از انواع داده‌های خاص وجود دارد که فقط می‌توانند روی کاغذ چاپ یا فکس شوند.
یکی از بزرگترین چالش‎های انتخاب اتوماسیون اداری، تنوع بسیار زیاد آن است. نرم افزارها و دستگاه های بی‎شماری در دسترس هستند که هر کدام دارای مجموعه‎ای از ویژگی‎های متفاوت هستند. این سیستم‎ها می‎توانند در هر کاری به شما کمک کنند: از سازماندهی ایمیل گرفته تا ایجاد ارائه، پردازش فاکتورها یا دسترسی به اسناد در حال حرکت.
۱.     انتشار الکترونیکی:
استفاده از ویرایشگرهای اسناد اداری یا صفحات گسترده نمونه‎هایی از سیستم اتوماسیون انتشارات اداری هستند که شامل: Microsoft Word و Apple Pages یا حتی برنامه‎های Paint که هر کدام قابلیت و کارکردهای مخصوص به خود را دارند و کمک فراوانی به کارمندان می‎کنند.
۲.     ارتباطات دیجیتال:
اتوماسیون ارتباطات اداری شامل پست الکترونیکی، پیام‌رسانی فوری و ویدئو کنفرانس است
۳.     انتقال و ذخیره‌سازی فایل دیجیتال:
سازمان‌ها می‌توانند به جای نگهداری از کاغذ، از خدماتی مانند Google Drive، Drop Box و Apple iCloud برای ذخیره فایل‌های شرکت خود استفاده کنند.
۴.     امضای الکترونیکی:
امضای الکترونیکی روشی عالی برای کاهش استفاده از کاغذ است، این به رهبران کسب و کار اجازه می‌دهد تا اسناد را به صورت دیجیتالی برای تایید امضا کنند.
۵.     اتوماسیون حساب‌های پرداختنی:
سیستم‌هایی در حال حاضر برای کاهش ورود اطلاعات دستی و پرداخت قبوض و فاکتورها در دسترس هستند که می‎توانند خیلی راحت و آسان به ارائه خدمت بپردازند.
۶.     اتوماسیون انطباق نیروی کار:
به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا کارکنان زیادی را در سراسر جغرافیا آموزش داده و توسعه دهند.
سخن پایانی
سیستم اتوماسیون اداری به طور ایده آل بسیاری از کارهایی که ما در یک دفتر یا سازمان انجام می دهیم را ساده می‎کند. این می‎تواند به سادگی تبدیل یک سند به PDF یا به طور پیچیده خودکارسازی کل گردش کار اداری باشد. یک سیستم اتوماسیون اداری می‎تواند به شما کمک کند با ساده کردن حجم کاری خود کارهای بیشتری را در زمان کمتر انجام دهید. هم‌چنین در وقت و هزینه شما هم صرفه‌‎جویی می‎کند.